BUSINESS TRAVEL PROCUREMENT Im 2023

Niemand kann genau vorhersagen, was Geschäftsreisen und die Beschaffung von Hotels im Jahr 2023 bringen werden. Sicher ist jedoch, dass der Druck auf Beschaffung und Reisemanagement noch nie so hoch war wie heute. In den letzten drei Jahren gab es viele Veränderungen, darunter Disruption, Rezessionsängste, Inflation, Arbeitskräftemangel und Krieg um Talente. Im Jahr 2023 werden voraussichtlich die Makrotrends weiterhin eine wichtige Rolle spielen, die bereits 2022 zu beobachten waren: Die Inflation ist so hoch wie seit mehreren Jahrzehnten nicht mehr, das Wachstum des Bruttoinlandsprodukts (BIP) verlangsamt sich, die Energiekosten bleiben verzerrt und viele Arbeitsmärkte sind von sinkender Stärke geprägt, obwohl die Arbeitslosigkeit historisch niedrig ist.

In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie diese Entwicklungen globale Geschäftsreisen beeinflussen und wie Sie trotz des aktuellen Geschäfts- und Wirtschaftsklimas immer noch die volle Kontrolle über Ihre Reiseausgaben behalten können, ohne dabei das Reiseerlebnis Ihrer Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Geschäftsreisen im Wandel: Auswirkungen des aktuellen Wirtschaftsumfelds auf Beschaffung und Reisemanagement

Wie beeinflusst das aktuelle wirtschaftliche Umfeld unsere Geschäftsreisen? CPOs und Travel Manager sehen sich mit zunehmenden Herausforderungen und Problemen konfrontiert. Im Jahr 2022 sind die Hotelmarktpreise weltweit im Vergleich zum Vorjahr weiter gestiegen, was die Situation verschärft. In wichtigen Unternehmensmärkten liegen die Preise nun um 31% höher als im Vorjahr und es wird erwartet, dass sie bis 2023 um weitere 16% steigen werden.

Geschäftsreisen als Investition in die Zusammenarbeit und Produktivität in der heutigen Arbeitswelt

In schwierigen Zeiten konzentrieren sich Unternehmen auf ihre Beschaffungsaktivitäten und setzen dabei Kostenreduzierung und Risikominimierung ganz oben auf die Prioritätenliste. Insbesondere im oben beschriebenen volatilen Umfeld rücken diese Themen wieder in den Fokus der CPOs (Chief Procurement Officers), die sich zusätzlich auch um die Optimierung der Effizienz und den Wettbewerb um Talente kümmern müssen.

In einer Studie von CPO Rising hat sich gezeigt, dass sich der Prozentsatz der CPOs, die Einsparungen priorisieren, innerhalb eines Jahres fast verdoppelt hat (von 22% im Jahr 2021 auf 38% im Jahr 2022). Angesichts der aktuellen Herausforderungen ist es verständlich, dass Unternehmen versuchen, ihre Kosten zu senken, wo immer es möglich ist.

Allerdings ist es zu kurz gedacht, Geschäftsreisen nun einfach als Transaktionskosten zu betrachten und sie zu reduzieren oder ganz zu eliminieren. Stattdessen sind Geschäftsreisen in der heutigen hybriden Arbeitswelt eine wichtige Investition in Zusammenarbeit, Produktivität und Verbindung. Sie unterstützen die Leistung des Unternehmens und sind in dieser neuen Welt des Remote-Arbeitens wichtiger denn je. Eine Studie des Harvard University Growth Lab hat gezeigt, dass Geschäftsreisen dazu beitragen, Wissen zu verbreiten und tatsächlich Wirtschaftswachstum fördern. Geschäftsreisen können auch dazu beitragen, Beziehungen zwischen Kollegen aufzubauen und zu stärken, indem sie die persönliche Interaktion fördern, die in virtuellen Umgebungen oft fehlt. Wir wissen also, dass Geschäftsreisen einen positiven Einfluss auf die Produktivität eines Unternehmens haben können.

Wie CPOs das volle Einsparpotenzial in der Reisebeschaffung ausschöpfen können – 5 Tipps

Im Durchschnitt bleiben mehr als 15% der potenziellen Einsparungen bei der Beschaffung auf dem Tisch. Dies liegt zum Teil daran, dass verschiedene Unterkunftskategorien – Übernachtungen, Tagungen, Gruppen und Langzeitaufenthalte (+8 Nächte) – unterschiedlich ausgehandelt und verwaltet werden. Um das volle Einsparpotenzial in der Reisebeschaffung auszuschöpfen, müssen Chief Procurement Officers (CPOs) sicherstellen, dass sie die Kontrolle über ihr Reiseprogramm haben und die richtigen Daten zur Optimierung der Leistung und zur Minimierung von Risiken verwenden.

Das Streben nach bestmöglichen Preisen bleibt konstant, aber in der aktuellen Geschäfts- und Wirtschaftslandschaft ist diese Verantwortung dringender denn je. Nicht vollständig verwaltete Ausgaben sind nicht sichtbar, nicht konform und bieten begrenzte Verhandlungsmacht und Optimierungsfähigkeit, was zu verpassten Einsparungen führt. Um dies zu vermeiden, haben wir fünf Tipps zusammengestellt, die CPOs dabei unterstützen, ihr volles Einsparpotenzial in der Reisebeschaffung zu erschließen:

Denn was nicht vollständig verwaltet wird, ist nicht …

… sichtbar: Geringe Sichtbarkeit erschwert das Erkennen von Ausgaben, die außerhalb der Richtlinien liegen, und führt zu höheren Kosten.

… regelkonform: Schlechte Compliance verstößt gegen die Sorgfaltspflicht und stellt ein finanzielles Risiko dar.

… Einsparungen erzielen: Begrenzte Verhandlungsmacht und die Fähigkeit zur Optimierung führen zu verpassten Einsparungen.

Tipp 1: Sichern Sie sich die Kaufkraft durch die Nutzung konvergenter Ausgaben

Da viele Reisebudgets aufgrund der Pandemie gekürzt wurden, haben Unternehmen zwischen 20% und 40% des Volumens und damit auch ihre Verhandlungsmacht verloren. Um dieses Volumen wiederzugewinnen, sollten CPOs ihre Beschaffungsstrategien überdenken und beispielsweise verschiedene Unterkunftssegmente wie Tagungen, Gruppen und Langzeitbuchungen in einer Angebotsanfrage zusammenfassen. Dadurch erhöht sich das Gesamtkaufvolumen auf dem Markt des Verkäufers. Eine konsolidierte Herangehensweise an alle Unterkunftskategorien bietet Transparenz und reduziert das Risiko. Insgesamt hilft ein ganzheitliches Unterkunftsprogramm, das die Konvergenz der gesamten Unterkunftskosten nutzt, dem Hotel, durchschnittlich mehr als 9% einzusparen.

Tipp 2: Setzen Sie auf End-to-End-Automatisierung

Manuelle Prozesse schaffen Risiken, und 80% der Unternehmen verlassen sich immer noch auf manuelle Prozesse, wenn es um Reisen und Spesen geht. Die Automatisierung von der Beschaffung bis zur Spesenabrechnung hilft, Zeit zu sparen und Einsparungen zu beschleunigen. Gleichzeitig werden operative Aufgaben erleichtert, Buchungen gestrafft und Risiken reduziert.

Tipp 3: ESG-bezogene Risiken und Kosten reduzieren

Unternehmen haben heutzutage keine Wahl mehr, als ihre Nachhaltigkeitsagenda zu demonstrieren. Sie stehen unter Druck von allen Seiten, einschließlich Regulierungsbehörden, Verbrauchern und Mitarbeitern. Es werden immer mehr Nachhaltigkeitsvorschriften erlassen, die sich auf die Geschäftsfähigkeit von Unternehmen auswirken. Beispielsweise sind die Kohlenstoffsteuern in der EU um 200% gestiegen und werden bis 2030 voraussichtlich um das Zehnfache erhöht werden. Unternehmen, die ihre Emissionen nicht rechtzeitig reduzieren, verpassen Chancen und müssen hohe Kosten tragen.

Tipp 4: Minimieren Sie die Ausgaben von Maverick und optimieren Sie kontinuierlich

Der Reisemarkt ist sehr dynamisch und die Markttrends, das Reiseverhalten und die Vorlieben ändern sich ständig. Datentransparenz und die Fähigkeit, sich schnell an diese Veränderungen anzupassen, sind in diesem Zusammenhang bahnbrechend für Unternehmen. Um den besten Wert zu erzielen, müssen Echtzeitdaten aus Beschaffung, Buchung und Bezahlung in die Optimierung von Reiseprogrammen einbezogen werden. Ausgabendaten auf Rechnungsebene helfen dabei, die Ausgaben der Reisenden zu verwalten, bevor sie anfallen, um unbefugte Ausgaben zu verhindern. Eine konsolidierte Ansicht von gebuchten bis hin zu tatsächlichen Ausgabendaten führt zu einem reduzierten Betrugsrisiko und bietet vollständige Transparenz. Durch eine effektive Vorabgenehmigung von Ausgaben können Unternehmen unnötige und außerhalb der Richtlinien liegende Ausgaben vermeiden. Travel Manager müssen ihr Unterkunftsprogramm basierend auf den Geschäftsreisemustern kontinuierlich optimieren.

Tip 5: Ensure compliance and turn paper into real savings

Mitarbeiter beschweren sich oft darüber, dass sie ihr bevorzugtes Hotel nicht in Ihrem Buchungssystem finden können. Oder dass ihr Lieblingshotel nicht verfügbar ist und sie durch unverständliche Preisbeschreibungen oder doppelte Inhalte verwirrt sind.

Intelligente Buchungstechnologie kann helfen, diese Probleme zu lösen und bis zu 4% der gesamten verwalteten Ausgaben einsparen. Wie funktioniert das? Indem Sie sicherstellen, dass das, was Sie ausgehandelt haben, auch tatsächlich gebucht wird. Dazu müssen Unternehmen Hotels weltweit aus mehreren Quellen in einen einzigen konsolidierten Content-Feed integrieren. So können die besten Preise über alle Kanäle hinweg gesucht werden, und Reisende müssen nicht mehr außerhalb der Buchungskanäle des Unternehmens nach Unterkünften suchen und woanders buchen. In der Buchungspolitik werden nur die besten verfügbaren Optionen gemäß der Unternehmensstrategie angezeigt, während nicht konforme Angebote ausgeblendet werden. Wenn der Preis des ausgewählten Angebots bis zur Ankunft der Reisenden sinkt, sorgt die Technologie dafür, dass es automatisch umgebucht wird – das spart zusätzliches Geld.

CPOs balancieren die Rolle zwischen Betreiber, Steward und Wertschöpfer

Selbst in unsicheren Zeiten muss die Beschaffung darauf abzielen, Werte zu schaffen, die über Kostensenkung und Risikominderung hinausgehen, um eine maximale Akzeptanz zu gewährleisten.

Um das zu erreichen, müssen Chefs für Einkauf (CPOs) ihre Rolle weiterentwickeln und zu “Chief Value Officers” werden, die als Partner und Co-Leader des CEO fungieren. Sie müssen ihren Ruf verbessern, indem sie mehr Wert liefern, zum Beispiel durch Business-Partnerschaften, Digitalisierung und Nachhaltigkeit, die neue Quellen für profitables Wachstum darstellen.

Um den Erfolg von Beschaffungs- und Reisemanagement zu gewährleisten, müssen neue wichtige Programmaspekte in ein neues Hotelprogramm integriert werden. Es gibt fünf wichtige Säulen, die für den Erfolg von Beschaffungs- und Reisemanagement unerlässlich sind:

Nachhaltigkeit: Transparente Informationen über den CO2-Fußabdruck von Immobilien.

Sicherheit: Hygiene-Exzellenz in Hotels gemäß den WHO-Standards.

Sicherheit: Hyperlokale Bewertungen für Immobilien und ihre Nachbarschaft.

Zufriedenheit: Hotels mit der besten Erfahrung für Mitarbeiter basierend auf Gästebewertungen.

Einsparungen: Ein vollständiger Tarifmix und gesicherte Tarifkonformität.

CPOs müssen sich in Zukunft mehr zwischen Betreibern, Managern und Wertschöpfern ausbalancieren, um erfolgreich zu sein.

Employee satisfaction ultimately wins the battle for talents

Die Mitarbeiterzufriedenheit und die Akzeptanz des Reiseprogramms sind genauso wichtig wie die Kostenreduzierung bei der Beschaffung. Schlechte Reiseprozesse können die Stimmung der Mitarbeiter beeinträchtigen, weshalb Travel Manager immer nach Wegen suchen sollten, um ihren Mitarbeitern das bestmögliche Geschäftsreiseerlebnis zu bieten. Dabei ist es wichtig, dass das Reiseerlebnis digital, nahtlos, nachhaltig und mit wenig Aufwand verbunden ist. Schließlich wird die Mehrheit der Belegschaft bis 2025 aus Millennials bestehen, die ein digitales Verbrauchererlebnis auch bei der Buchung von Geschäftsreisen erwarten.

Ein verbessertes Reiseerlebnis muss nicht unbedingt mit hohen Kosten verbunden sein. Durch die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Partnern können Einsparungen und ein besseres Reiseerlebnis in Einklang gebracht werden. Mit Hotelanbietern kann beispielsweise ein VIP-ähnliches Serviceerlebnis für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen geschaffen werden. Zusammen mit Reisetechnologieanbietern können auch der gesamte Prozess von der Buchung bis zu den Ausgaben optimiert werden.

Der Buchungsprozess sollte so einfach wie möglich sein, ähnlich wie das Bestellen und Bezahlen in einem Online-Shop. Mitarbeiter müssen in der Lage sein, an einem Ort alles zu finden, was sie bevorzugen, die passende Unterkunft für ihre nächste Geschäftsreise zum besten Preis mit wenigen Klicks zu buchen, kontaktlos zu bezahlen und Kosten einfach zu tätigen. Unternehmen können dies mit der HRS-Plattform erreichen, die ein End-to-End-System bietet und die Nachfrage und das Angebot in Einklang bringt. Mit der Plattform können Unternehmen ihr Unterkunftsprogramm verwalten, von der Beschaffung über die Buchung bis hin zum Zahlungs- und Spesenmanagement. Darüber hinaus bietet die Plattform den Zugang zu einem dedizierten Netzwerk von Räumen, in denen auf der ganzen Welt gearbeitet und sich getroffen werden kann. Unternehmen haben eine absolute Transparenz und Übersicht über die Reiseausgaben, während das Team vor Ort von einer praktischen Erfahrung vor, während und nach der Reise profitiert.

Fazit: Großes Potenzial für Beschaffung und Travel Management im Jahr 2023

Geschäftsreisen sind auch in der heutigen Zeit unverzichtbar, obwohl sie anders aussehen können als früher. Geschäftsreisen sind nach wie vor ein äußerst effektives Mittel, um Wissen und Ideen auszutauschen, Geschäftsabschlüsse zu verhandeln oder abzuschließen und die Kommunikation zu fördern. Trotz Herausforderungen wie Krieg, Inflation und Zinsänderungen sind Geschäftsreisen ein wesentlicher Bestandteil eines jeden wachsenden Unternehmens. Sie können die Produktivität steigern und dazu beitragen, Geschäftsziele zu erreichen.

Daher ist es falsch, auf Geschäftsreisen zu verzichten oder bei den Reiseerlebnissen Abstriche zu machen, obwohl es durchaus Schwierigkeiten gibt. Einkaufsleiter und Travel Manager sollten mutig voranschreiten und bereit sein, zu handeln. Sie benötigen Lösungen, die ESG-Ergebnisse beschleunigen, die digitale Transformation vorantreiben und der Inflation entgegenwirken. Solche Lösungen können auch dazu beitragen, das Arbeitsumfeld zu modernisieren und neue, motivierte Talente anzuziehen. Insgesamt birgt das Jahr 2023 großes Potenzial für Beschaffung und Travel Management – es muss nur richtig genutzt werden.